учебно-методический материал

§5.1  Процесс муниципального управления, его содержание и основные характеристики
 

Управление муниципальным образованием характеризуется не только статистическими показателями, организационным закреплением вариантов разделения управленческого труда, организационной структурой системы управления, установленными связями между звеньями системы управления, но и динамическими характеристиками управления как процесса.

Динамика управления — это постоянное или периодическое воздействие на объект системы муниципального управления через акты (введение нормативов, положений, распоряжений), действующие в течение определенных периодов времени и таким образом координирующих деятельность людей в управляемой системе.

Постоянное воздействие — действующая функция, организационная структура управления, распределение полномочий, нормативные акты, инструкции и т.д., а также любая форма системы действующего хозяйственного механизма. Постоянное воздействие создает впечатление длительной устойчивости, неизменчивости, но с изменением воздействия внутренних и внешних факторов приводит к изменению масштабности объекта управления, хозяйственных связей и т.д.

Периодическое воздействие — это более активная форма воздействия. В этом случае руководитель принимает непосредственное участие в анализе информации о ходе деятельности объекта системы муниципального управления, подготовке вариантов принимаемых решений и их реализации.

Если рассматривать управление в целом, как вид трудовой деятельности, то можно утверждать, что оно обладает всеми чертами трудового процесса. Исходя из этого можно дать определение понятия процесса управления как совокупности целенаправленных действий руководителя и аппарата управления, направленных на обеспечение согласованной совместной деятельности людей для достижения поставленной цели.

Стадиями процесса управления являются: целеполагание, аналитическая и информационная работа, выработка и выбор вариантов действий и организационно-практической работы в объекте.

Способы осуществления процесса управления можно разделить на две группы в соответствии с характером управленческого труда: это информационно-аналитическая (интеллектуальная) работа и организационная работа. Специальные способы первой группы: сбор, хранение, передача и переработка информации; анализ, расчет, разработка вариантов решений. Специальные способы второй группы: разъяснение, убеждение, стимулирование, реализация заданий. Организационная работа имеет свои специфические методы, которые используются на заключительном этапе процесса управления и являются методами управления (экономические, организационно-административные и социально-психологические).

Чтобы управлять, необходимо не только решать, что и как делать, но и заставить людей это делать, заинтересовать, организовать, убедить, разъяснить, проконтролировать.

Цель управления — это желаемое, возможное и необходимое состояние управляемой системы (объекта) муниципального образования. Процесс муниципального управления направленна достижение этого состояния. Исходя из этого можно сформулировать требования, предъявляемые к цели. Она должна быть:

•     определенной, ясной, значимой и достижимой;

•     научно обоснованной и конкретно выражать требования развития объекта.

 

Содержание основной цели управления должно быть более высокого порядка. Так, например, цель управления муниципальным образованием должна соответствовать общей цели развития общества и государства.

Параллельно с целеполаганием ведется информационная работа, так как без достаточно полной информации трудно правильно сформулировать цель воздействия. Информационные операции начинаются с целевой стадии и продолжаются на протяжении всего процесса управления.

Выработка и выбор вариантов действий определяются не только целью, но и наличием информации о тех или иных сферах деятельности, результатах анализа, показывающих слабые места работы.

Операции по выбору методов управления сводятся в основном к сопоставлению цели воздействия с механизмом управления, дающим возможность выбора наиболее наиболее эффективных методов для достижения поставленной цели. Это операции аналитического характера, предполагающие проектирование новых блоков механизма муниципального управления, новых рычагов воздействия.

Операция — это простейший вид управленческого воздействия (руководителя или аппарата управления). Последовательность и сочетание операций составляют процесс управления. Операциями практической организационной работы являются:доведение распоряжений по данному решению до исполнителя, их разъяснение и уточнение, распределение заданий, учет и контроль за их выполнением.

5. Технологии муниципального управления

 
§5.2  Информационное обеспечение процесса муниципального управления
 

Чтобы процесс муниципального управления был эффективным, необходима соответствующая информационная база. При этом в распоряжении мэра должно быть не многотомье статистики, а предельный минимум показателей, отражающих причины и ожидаемые последствия деструктивных процессов. Пока мировая практика такой минимум не выработала.

Зрелость информационной базы города подразумевает прежде всего единство трех видов характеризующей ее информации: картографической и иной визуальной, статистической и текстовой.

Городское управление можно считать в достаточной степени сформировавшимся, если горожане и организации в порядке информирования будут получать планы своих микрорайонов и общин, доклады мэров, а молодежь — кодексы родного города.Ключевой путь создания устойчивых и управляемых городов и градосистем — постоянная диспозиция на равных правах за «круглым столом» трех главных субъектов городского управления (горожане и их общины, власти города, профессионалы и их сообщества).

Роль информации неодинакова на различных этапах или стадиях процесса муниципального управления. На одних стадиях процесса муниципального управления важен объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной, информации, на других — ее движение, на третьих — возможность ее обработки.

При определении цели муниципального управления важен объем информации, ее новизна, ценность, полнота и т.д. Чем она объективней и своевременней, тем значительней она для процесса управления.

При анализе ситуации наибольшее значение имеют виды информации, определяющие возможности комплексного и системного подхода к этой оценке, а в дальнейшем — к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют возможности обработки полученной информации, а также формы ее передачи. При организационно-практической деятельности по реализации решений наибольшую роль играют процессы передачи информации, скорость, своевременность, полнота поступления.

Одной из основных проблем технологии управления муниципальным образованием являются прямые и обратные связи между населением и органами местного самоуправления.

Органы местного самоуправления как субъекты управления определяют, разрабатывают и обеспечивают реализацию политики местного жизнеобеспечения и развития; население подчиняется решению властей, встраивается в систему определенных отношений, как-то к ней относится, реагирует и влияет (или не влияет).

Обратная связь — это оформленная реакция населения на проводимую политику, действия или бездействие органа власти, доведенные до его (органа власти) сведения.

Развитие механизмов прямой и обратной неинформационной связи необходимо также и для осуществления полноценного общественного контроля.

Механизм прямой и обратной связи между органами власти и населением может осуществляться посредством:

•     письменных обращений населения в органы местного самоуправления;

 

•     личного приема населения во властных структурах;

•     организации широкомасштабных встреч представителей власти с населением;

•     проведения референдумов, социологических опросов по вопросам развития муниципального образования;

•     периодической отчетности органов власти о проделанном и задуманном через СМИ;

•     пропаганды гражданской активности, возможности участия каждого в управлении муниципальным образованием, регионом, государством;

•     паблик рилейшнз (связей с общественностью) и др.

В зависимости от того, как организована работа с населением, можно судить о результативности и перспективности деятельности органа власти. Организация же зависят от тех целей, которые поставлены и должны быть достигнуты в конкретном периоде.

Обязанности по справочно-информационному обслуживанию населения возложены на приёмную главы администрации и соответствующие отделы администрации. Ещё не редки случаи, когда население не знает, к кому и когда можно обратиться стой или иной проблемой. Недостаточный учёт обращений граждан за информацией не позволяет создать точную картину запрашиваемых сведений и, как следствие, точно и современно реагировать на эти запросы. Между тем, такая форма общения даёт возможность жителям получать не только оперативную информацию от руководителей, но и помогает администрации лучше узнать нужды и проблемы населения, состояние дел на местах, снять напряжённость в решении отдельных вопросов.

Когда население знает о деятельности руководящих органов, понимает их цели, задачи и методы, оно четко определяет свои позиции, адекватно реагирует, активно откликается на их призывы. И наоборот, недостаточная информированность порождает неуверенность, подозрительность, пассивность, противодействие и даже панику. Поэтому особое место в деятельности администрации муниципального образования занимает вопрос регулярного информирования населения о проделанной работе по улучшению благосостояния посёлка, важнейших событиях в области.

На практике используются различные методы информирования населения о деятельности администрации муниципального образования:

•     прием населения;

 

•     рассмотрение обращений граждан — жителей муниципального образования;

 

•     встреча руководителей с населением, трудовыми коллективами и общественными организациями;

 

•     ежемесячные «горячие линии»;

 

•     ящик «Для предложений», установленный в здании управы;

 

•     информационные стенды;

 

•     привлечение средств массовой информации (местная газета, использование местного радио- и телеэфира).

 
 
§5.3  Сущность и свойство управленческого решения
 

Процесс управления муниципальным образованием отличается динамичностью. Изменения внутренней и внешней среды заставляют принимать разнообразные управленческие решения.

Основными факторами, влияющими на организацию и функционирование системы (объекта) муниципального образования, являются технико-технологические, социально-экономические и региональные. В связи с этим выделяют две группы задач, требующих решения:

1) функциональные, обусловленные спецификой труда в организации, полномочиями отдельных работников и носящие в основном стандартный характер;

2) ситуационные — возникающие при нарушениях взаимодействия подсистем и элементов систем под влиянием технико-технологических, социально-экономических и региональных факторов.

Быстрота реакции на внешние изменения ситуации (условий функционирования) характеризует адаптивные свойства объекта и предел его управленческих возможностей. Если ситуация меняется быстрее, чем возникает ответная реакция объекта, то такая ситуация становится неуправляемой. Поэтому структура объекта (с учетом обеспечения адаптивности) должна формироваться исходя: во-первых, из традиционно-функциональной специализации управленческих работ, во-вторых, из необходимости иметь проблемные подразделения. Данные ситуационные подразделения могут функционировать временно и при необходимости упраздняются.

Категория «управленческое решение» имеет многоаспектное содержание. Управленческое решение можно понимать как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии, как поступающую от управляющей системы команду, подлежащую выполнению. Управленческое решение имеет социально-экономическую природу, так как оно связано с деятельностью человека, руководящего другими людьми и использующего при этом все свои способности, умения, знания и навыки. Таким образом, управленческое решение можно рассматривать в трех взаимосвязанных аспектах.

 

1. Управленческое решение — это вид деятельности, протекающий в управляющей системе и связанный с подготовкой, нахождением, выбором и принятием определенных вариантов действий. В этом аспекте управленческое решение — вид работы в аппарате управления, определенный этап процесса управления.

 

2. Управленческое решение — это вариант воздействия управляющей системы на объект. В этом смысле управленческое решение есть описание предполагаемых действий управляющей системы по отношению к управляемой.

3. Управленческое решение — это организационно-практическая деятельность руководителя. Этот аспект управленческого решения иногда определяют как акт организационно-практической деятельности руководителя и аппарата управления, осуществляемый по заранее разработанному и сознательно выбранному варианту.

Управленческое решение как специфический вид деятельности человека в процессе муниципального управления можно представить в виде последовательности операций — это разработка вариантов действий, выбор оптимального варианта, его принятие, утверждение и осуществление.

На качество управленческих решений влияет множество факторов, которые можно разделить на две группы. В первой группе основополагающим фактором является цель. Правильно определенная и ясно поставленная цель — важнейший фактор, характеризующий качество и эффективность управленческого решения. Качество управленческого решения зависит от процесса разделения труда в сфере управления; объема и качества информации; от стиля и профессионализма руководителя и авторитета.

Вторая группа факторов, влияющих на качество управленческого решения, связана с организационно-практической деятельностью субъекта и объекта управления. Точная и объективная оценка состояния системы — существенный фактор качества управленческого решения. Фактическое состояние системымуниципального управления отражает процесс достижения поставленной цели системой.

Управленческое решение как вид деятельности человека зависит от социально-психологического климата в системе муниципального управления; механизма управления (который отражает рычаги и методы достижения поставленной цели); организационной структуры управления (так как организационные условия обеспечивают повышение эффективности процесса выработки и принятия управленческого решения); своевременности принятия управленческого решения.

Управленческие решения можно классифицировать по различным критериям. Выбор критериев классификации определяется потребностями теории и практики муниципального управления.

По источникам возникновения решения делят на инициативные, по предписанию, по предложению «снизу». В психологическом аспекте наибольшую трудность представляет ситуация разработки решения по предложению, так как систематическое «навязывание» решений может нанести ущерб проявлению инициативы людей.

По способу доведения решения делятся на письменные и устные.

По юридическому оформлению управленческие решения могут быть оформлены в виде плана, приказа, распоряжения, инструкции; по способу фиксации они делятся на основные и косвенные. При этой классификации следует помнить о разнице между приказом и распоряжением.

Приказ — наиболее категоричная форма управленческогорешения, обязывающая подчиненных выполнить решение вточно установленный срок. Основанием для приказа являетсяпостановление или распоряжение местной администрации, решения муниципального совета, главы муниципального образования.

Распоряжение — это разновидность приказа, направленная на решение частных вопросов, исходящих не только от руководителей, но и от других лиц в пределах их компетенции.

По субъекту муниципального управления, принимающего управленческое решение, выделяются решения: индивидуальные, коллективные и коллегиальные. Первые принимаются лично руководителем, вторые — коллективами объектов управления, третьи — коллегиальными органами (советами, правлениями, комиссиями и т.д.).

По степени уникальности (новизны) управленческие решения делятся на рутинные и новаторские. Новаторские решения отличаются спецификой в построении процесса принятия этих решений и в содержании отдельных его этапов, носят творческий характер.

По методам разработки различают количественные управленческие решения (включающие методы математического программирования), экономико-статистические, а также эвристические решения, основанные на использовании логики, интуиции, опыта, знаний. Использование математического программирования позволяет по заранее заданным параметрам находить оптимальные решения.

По степени неопределенности, зависящей от количества информации, имеющейся у органов управления объектом системы муниципального управления, управленческие решения подразделяются на детерминированные, принимаемые в условиях определенности при наличии полной информации, и вероятностные — принимаемые в условиях неопределенности, т.е.при отсутствии необходимой информации по проблеме.

С позиции рассмотрения целей управленческие решения можно классифицировать как одноцелевые и многоцелевые.

По степени регламентации решения подразделяются на регламентирующие, ориентирующие и рекомендательные (они направлены на деятельность подчиненных).

Регламентирующие решения жестко устанавливают права, обязанности и ответственность подчиненных, исключается самостоятельность их действий.

Рекомендательные решения дают подчиненным широкий выбор конкретных путей для проявления инициативы.

Ориентирующие решения однозначно определяют лишь основные моменты деятельности, в решении же второстепенны вопросов допускается проявление самостоятельности подчиненных.

По функциональному признаку (содержанию) управленческие решения подразделяются на экономические, социальные, политические, организационные, технические.

Учитывая, что любое управленческое решение строится с учетом периода его действия, оно может быть долгосрочным (перспективным) и оперативным. Перспективные управленческие решения определяются в общих чертах, они лишь задают направления для реализации определенной цели. Оперативные решения предусматривают меры по реализации намеченных направлений развития объекта.

Все управленческие решения в зависимости от характера проблем и методов их разрешения разделяются на следующие типы:

•     по используемым методам;

 

•     по творческому вкладу;

 

•     по степени формализации проблем.

С учетом используемых методов и стереотипности ситуации выделяются программируемые и непрограммируемые решения. К программируемым обычно относятся стандартные и повторяющиеся управленческие решения. Для их решения применяется известная модель с внесением необходимых корректировок на специфические особенности. К непрограммируемым относятся управленческие решения, которые принимаются в новых ситуациях. Они могут носить разовый творческий характер.

 

Некоторыми авторами эти управленческие решения по степени их уникальности (творческому вкладу) подразделяются на рутинные, селективные, адаптационные и инновационные.

Рутинные управленческие решения — принимаются согласно отработанному механизму и имеющейся программе действий. Необходимо изучить особенности ситуации, соотнести еес накопленным опытом. Проявление творческого подхода необязательно, так как решения известны.

Селективные управленческие решения — принимаются в процессе выработки решений, а также при оценке различных альтернатив и выборе из них оптимальных, когда в ограниченных пределах проявляется инициатива и свобода действий подчиненных.

Адаптационные решения — при их разработке сочетается использование творческого подхода с использованием новых идей. Большое значение имеет личная инициатива руководителя для поиска нового решения известной проблемы. В таких ситуациях возникают дополнительные и непредусмотренные трудности.

Инновационные управленческие решения — при их выработке возникает необходимость принятия неординарных решений в связи со сложностью и непредсказуемостью событий.

По степени формализации проблем управленческие решения делятся на хорошо структуризованные, слабо структуризованные и неструктуризованные.

Структуризованные управленческие решения — это количественные выражения зависимости между элементами ситуации. Хорошо структуризованные управленческие решения — при их выработке используются количественные методы анализа, поэтому можно получить численное значение зависимости между элементами конкретной ситуации. Неструктуризованные управленческие решения — как правило, носят описательный характер, т.е. описываются важнейшие ресурсы, признаки и характеристики, используются эвристические методы, основанные на интуиции, логике, теоретических рассуждениях, опыте, профессионализме руководителя или коллегиальных органов управления.

При изучении проблем и разработке управленческих решений необходимо использовать системно-комплексный подход.

При разработке управленческих решений необходимо не только определить варианты действий, но и провести определенные организационно-распорядительные действия в процессе их осуществления.

Организационно-распорядительная деятельность — это форма осуществления принятых управленческих решений, при этом руководитель должен:

•     оформлять организационную документацию по этому решению и доводить ее до исполнителей;

 

•     разъяснять содержание управленческого решения, его важность и необходимость;

•     конкретизировать задачи по принятому управленческому решению и вносить коррективы в его содержание с изменением условий функционирования объекта;

•     назначить ответственных по данному управленческому решению;

•     организовать контроль за ходом выполнения принятого решения;

•     организовать практическую оценку выполненных управленческих решений.

Организационно-распорядительная деятельность в процессе принятия управленческих решений — это работа руководителя непосредственно с людьми, исполняющими принятое решение.

§5.4  Культура процесса муниципального управления
 

Культура процесса муниципального управления, являясь составной частью человеческой культуры, обладает, вместе с тем, рядом особенностей, которые отличают ее от всех остальных видов и форм культуры.

Специалисты выделяют три уровня культуры управления коллективом — высокий, средний и низкий. Имеется в виду, что высокий уровень отражает наиболее органичный способ взаимодействия системы муниципального управления с объектом муниципального образования. При этом формы и методы управленческого воздействия на управленческие группы коллектива соответствуют интересам всех участников этих процессов.

Высокий уровень культуры процесса муниципального управления характеризуется демократическим стилем руководства, благоприятным морально-психологическим климатом в трудовом коллективе, большой степенью удовлетворения трудом, стабильными показателями, гласностью и информированностью во всех формах деятельности, широким использованием средств техники и технологии управления и т.д. Такой уровень позволяет быстро и оперативно перестраиваться, внедрять новое и передовое, вовлекать в процесс управления все большее количество людей и формировать у них привычку работать грамотно, творчески, заинтересованно.

Средний уровень культуры процесса муниципального управления присущ тем коллективам, где единство целей и интересов всех участников процесса управления слабо подкрепляется соответствующими методами и формами их реализации. Причинами такого положения являются, как правило, несовершенство знаний руководящих работников в сфере социально психологических и педагогических проблем муниципального управления, а также недостаточная их подготовленность к взаимодействию с людьми.

Низкий уровень культуры процесса муниципального управления характеризуется устойчивыми конфликтами и противоречиями между большинством членов коллектива и руководством системы муниципального управления, организаций, корпоративными устремлениями определенных групп работников и специалистов, а также широким распространением волюнтаристского бюрократического стиля управления.

Наиболее укрупненная классификация элементов культуры процесса управления современным коллективом системы муниципального управления включает: личную культуру управленческих работников, культуру процессов управления и условий труда, культуру работы с документами и информацией и т.д. Все эти элементы органично связаны между собой и взаимозависимы, но определяющей среди них является личная культура работников управления. Она состоит из многих слагаемых.

Это уровень общей культуры работника, наличие нравственных, деловых и личных качеств, которые сегодня диктуют условия рыночной экономики, знание достижений и практики управления, умение применять современную управленческую технику и технологию.

Отечественные и зарубежные специалисты выделяют в культуре процесса управления этические, эстетические, технические, экономические, организационные, педагогические, психологические и правовые элементы культуры личности управленческих работников.
 

Этическая культура процесса муниципального управления. Этика — это философская наука, объектом изучения которой является мораль. Обычно слово «этика» употребляют, когда речь идет об учении о морали, об идеалах и обязанностях людей по отношению друг к другу, семье, обществу, государству. Через отношения людей к труду и производству этика влияет на экономику и управление. Особенности деятельности муниципальных управленческих работников находят свое отражение в профессиональной управленческой этике.

Основным принципом управленческой этики является создание условий для удовлетворения различных потребностей членов коллектива в системе муниципального управления и общества. Это объясняется тем, что управленческий работник планирует, организует, координирует жизненно важные для человека процессы создания материальных ценностей.

Не менее важным является этикет — совокупность правил поведения работников системы муниципального управления, касающихся его взаимоотношений с людьми. Нормы этикета носят согласительный характер, т.е. предполагают как бы договоренности о том, что считать правильным и нормальным в поведении людей, а что — недостойным. Несмотря на относительную условность этих норм, их нельзя расценивать как требования, обязательные лишь в силу тех или иных мер (санкций), к которым общество прибегает, чтобы принудить граждан им следовать. Этикет можно считать формой контроля за поведением человека. Это, прежде всего, вежливость управленца, тактичность, скромность, точность, ответственность, высокий профессионализм, продуманная линия поведения в отношении органов муниципального управления и во внеслужебных контактах с подчиненными.

 

Управленческий этикет включает в себя, по сути, две группы правил поведения руководителя.

Первая — внутренние правила — это правила, действующие в сфере отношений между членами одного коллектива или людьми, связанных с совместной работой (правила, определяющие характер отношений «руководитель — подчиненный»).

 

Вторая — правила внешних коммуникаций — это правила, регламентирующие общение работников одного объекта системы муниципального управления или организации с другими объектами, людьми или подразделениями.

Эти нормы этикета закрепляются в форме различных инструкций, положений, различного рода статусов, договоров, регламентов и т.д.

Управленец всегда должен учитывать, прежде чем принять меры административного или даже экономического воздействия, что они должны быть оформлены в сознании подчиненных как готовность (установка) к деятельности, что они неизбежно преломятся через призму нравственных ценностей каждой личности и коллектива в целом.

Если необходимость распоряжения очевидна и оно не противоречит установившимся правилам трудового процесса и морали, то оно будет охотно выполняться. Если же наметилось какое-то противоречие, то исполняться оно будет неохотно с различными проволочками и оттяжками.

Привычка мыслить только административными, техническими и командными категориями не приносит успеха руководителю и существенно сказывается на эффективности процесса управления муниципальным образованием. Следовательно, при решении любого административно-хозяйственного вопроса или при осуществлении конкретного мероприятия управленцами необходимо не только видеть и ставить ближайшие социально-экономические цели, но и необходимо учитывать возможные социально-экономические последствия.

Эстетическая культура процесса муниципального управления. Эстетика — это философская дисциплина, изучающая законы красоты и ее проявления в жизни и искусстве, т.е. наука, изучающая закономерности художественного освоения действительности человеком, законы эстетического ее восприятия.

Многие проблемы, находящиеся в сфере функций эстетики, далеко выходят за область собственно художественного творчества. Уровень и качество системы муниципального управления производством, а также профессиональная управленческая культура определяются системой эстетических показателей. Они разделяются на следующие группы:

•    показатели, характеризующие кадровый состав управленческого аппарата и его способность решать те или иные вопросы, связанные с внедрением результатов эстетических исследований в практику управления муниципальным образованием;

•    показатели, определяющие принципы взаимодействия управленцев с членами производственного коллектива, с коллективами подразделения, предприятия и организации, а также меру учета эстетических факторов в этом взаимодействии;

•    показатели, указывающие на уровень организации управленческой сферы деятельности, как одно из важнейших условий повышения эффективности трудовой деятельности с учетом эстетических факторов;

•    показатели, определяющие качество выпускаемой продукции (товаров и услуг), ее товарный вид, а также мероприятия по обеспечению ее наилучшей транспортировки, хранения и доставки заказчику.

Сегодня внутреннее благоустройство производственных и административных помещений — одно из самых важных направлений повышения уровня эстетизации управления объектами муниципального образования.

Правовая культура процесса управления муниципальным образованием. Проявлением правовой культуры управленца прежде всего следует считать: его практику делать точные ссылки на законы, указы, постановления, решения в своих устных официальных выступлениях и особенно при составлении соответствующих организационно-распорядительных документов. В связи с этим каждому работнику рекомендуется приучить себя не только к точному выполнению правового предписания, но и к фактическому распространению его на все совершаемые от имени субъекта действия. Привычка работника, а в ряде случаев обязанность юридически грамотно обосновывать совершаемые действия создают дополнительную гарантию того, что принятые правовые акты им будут еще раз глубоко изучены и продуманы. Наоборот, пренебрежение к нормативным актам из-за ложного представления, что все уже давно известно, может вылиться даже в нарушение законности с причинением имущественного вреда, ущемлением личных прав служащих и граждан.

Отсутствие или наличие терминологической путаницы, даты в документе в определенной степени свидетельствует о томили ином уровне правовой культуры. Если дата не указана, то можно, например, оспорить не только время вступления документа в силу, но и его законность, и тем самым вызвать нежелательные для процесса управления обстоятельства.

Организация и проведение массовых мероприятий

Наиболее распространенными формами проявления демократических принципов в управлении муниципальным образованием являются различные массовые мероприятия. Среди них — общие собрания коллективов, собрание актива, митинги, слеты, торжественные встречи, а также разнообразные совещания, конференции, семинары, симпозиумы, организованные поездки и др.

Собрание коллектива аппарата муниципального образования, как и производственное совещание, — это традиционный и наиболее широко применяемый метод выработки и принятия коллегиального решения. Таким образом, в ходе обсуждения конкретной проблемы социально-экономического развития муниципального образования руководитель коллектива фактически обращается к коллективному разуму специалистов, всесторонне анализирует с их помощью поставленную задачу, выслушивает и принимает во внимание их высказывания и мнения о ее решении. Участвуя в таких мероприятиях, работники аппарата управления привыкают комплексно подходить к проблеме, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия принимаемых решений, аргументировать и отстаивать свои позиции.

Специалисты по управлению выделяют несколько типов совещаний в зависимости от их целей и задач:

•    учебно-инструктивные совещания, цель которых — пропаганда определенных знаний и повышение квалификации участников;

•    информационные совещания, цель которых — обобщить определенные сведения и изучить системы муниципального управления с различных точек зрения на возникающие проблемы;

•    разъяснительные совещания, цель которых — разъяснение и убеждение населения в правильности проводимой администрацией муниципального образования экономической, социальной и хозяйственной политики;

•    оперативные совещания, цель которых — дать руководству информацию о текущем состоянии дел на объектах и выработать решения оперативного характера;

•    проблемные совещания, цель которых — выработка коллегиальных решений по возникающим общим острым проблемам.

Совещания классифицируют и по другим критериям. Например, в зависимости от стиля проведения (свободные, дискуссионные, сегрегативные, автократические, диктаторские и др.), от важности и содержания решаемых задач (конференции, семинары и др.), от масштабов (отраслевые, межотраслевые и др.), от места, времени и т.д.

Чаще всего в аппарате управления муниципального образования практикуются совещания проблемные и оперативные. При этом решения проблемного совещания обычно принимаются в результате активной дискуссии и после голосования, а решения оперативного — после краткого обмена новой информацией и беглого опроса мнений. Для органа, созвавшего проблемное совещание, решение становится обязательным для выполнения только после санкционирования его первым руководителем. В ходе же оперативного совещания руководитель принимает решения немедленно, и они подлежат безотлагательному выполнению.

Классическая схема проблемного совещания следующая: доклад, вопросы к докладчику, ответы, прения, выработка и принятие решения. Элементы такой схемы должны быть тщательно продуманы. Так, например, если участники совещания заранее получили нужные материалы (тезисы доклада, проект решения и др.), то рекомендуется практиковать вместо 18—20 минут доклада краткое вступительное слово (3—5 мин) или же сразу переходить к вопросам к докладчику и ответам на них.

Ценность такого демократического совещания состоит в том, что каждый его участник вправе не только высказывать, но и отстаивать свои предложения независимо от мнения руководителя.

Руководитель (председатель) оперативного совещания выявляет наиболее срочные и важные задачи, недоразумения и конфликты, по возможности сразу дает исполнителям новые поручения, определяет их состав, организует ресурсное обеспечение, назначает сроки. Краткий обмен мнениями, реплики с мест, частные диалоги, а не доклады обычно практикуются на таких совещаниях. Главное их преимущество — демократизм, а также лаконизм и кратковременность.

При рассмотрении трудно разрешимых ситуаций руководителю желательно придерживаться последовательности в проведении ряда совещаний. А именно: сначала рекомендуется провести совещание дискуссионное (проблемное), потом учебно-инструктивное и, наконец, оперативное. Дело в том, что в результате проблемного совещания руководитель, как правило, находит, формулирует и утверждает принципиальное решение — это наиболее сложный и важный этап. На учебно-инструктивных совещаниях утвержденное решение не только доводится до непосредственных исполнителей или их руководителей, но и разъясняется значимость проблемы, выявляются и уточняются детали, подробно обсуждаются все возникающие вопросы. Оперативные совещания проводятся по мере необходимости уже в ходе выполнения конкретных задач, вытекающих из основного решения. Цель оперативных совещаний — своевременно устранять сбои и помехи на пути решения задач.

Обязательны, например, следующие требования к проведению совещаний:

•     максимальный демократизм в ходе совещания, собранияи др., в содержании докладов руководителей, сообщений и выступлений;

 

•     максимальная доброжелательность к участникам со стороны председательствующего (руководителя);

•    не рекомендуется приглашать работников, не имеющих прямого отношения к решаемому вопросу (для количества, на всякий случай и т.д.);

•    уважительное отношение к участникам;

•    выбор помещения с хорошей вентиляцией, звукоизоляцией и температурой воздуха;

•    лучше проводить совещания в середине или конце дня, в середине недели и, по возможности, избегать проведения совещаний в начале рабочего дня, в начале и конце рабочей недели, предпраздничные и послепраздничные дни (за исключением совещаний оперативного характера);

•    предоставлять участникам реальное право принимать самостоятельные решения по отдельным вопросам и активно участвовать в выработке решений принципиального характера;

•    обязательно заранее информировать участников не только о времени начала, но и об окончании совещания;

•    отсутствие приглашений престижного характера («свадебных генералов» в президиум).

Совершенствуя технологию подготовки и проведения собраний и совещаний, управленческим работникам рекомендуется:

•    в проблемном (дискуссионном) совещании обеспечивать участие определенного круга компетентных работников;

 

•    в учебно-инструктивном и оперативном совещаниях обеспечить участие исполнителей и их непосредственных руководителей;

 

•    четко и однозначно определять тему собрания (совещания);

 

•    не перегружать повестку дня (план работы) обилием рассматриваемых вопросов (максимум один-два основных и два-три второстепенных);

 

•    оглашать регламент в начале проведения собрания (совещания) и строго его соблюдать;

 

•    пользоваться прогрессивными методами контроля и учета управленческих решений в процессе проведения массовых мероприятий.

Перечисленные правила, требования и рекомендации по проведению совещаний в одинаковой степени относятся ко всем мероприятиям массового характера. Однако нужно учесть, что каждое собрание должно начинаться с определенной информации: о ходе выполнения решений предыдущего собрания, о проверке и решениях по критическим выступлениям, о решениях по поводу позитивных предложений.

Повестка дня собрания (совещания), подробный регламент проведения, проекты решений, система учета и контроля решений и другие важнейшие элементы проведения массовых мероприятий, бесспорно, требуют специальных разработок. Особенно тщательно рекомендуется готовить подробный регламент проведения совещаний и конференций.

При подготовке доклада не рекомендуется перегружать его фактическим материалом, цитированием, повторением известных директив, цифровыми и числовыми характеристиками, которые нельзя запомнить сразу и тем более сравнить и проанализировать. Разумная максимальная норма норма для доклада (сообщения) на любом уровне системы муниципального управления — 18-20 мин. Если же по обсуждаемой проблеме уже существует несколько точек зрения, то докладчик кратко их освещает, приводит доводы по каждой из них и только после этого сообщает свое мнение, подкрепляя и обосновывая аргументами.

При обсуждении проблемных вопросов неизбежно возникают в ходе собраний (совещаний) оживленные дискуссии. В таком случае докладчик заранее готовит и в своем выступлении формулирует ряд конкретных вопросов к участникам, а председательствующий старается расположить (оперативно спланировать) выступления в соответствии со строгой логической последовательностью.

 

Квалифицированные современные руководители обычно организуют дискуссию на совещании, конференции, симпозиуме и т.д. методом немедленных критических оценок по каждому вносимому предложению или так называемой мозговой атакой (брейнсторминг), когда разрешается высказывать любые, даже самые невероятные, на первый взгляд, предложения. Критика любых высказываний запрещена до окончания такой «атаки».

Полемизируя с оппонентами, управленческий работник должен соблюдать иногда дипломатический такт, тщательно подбирать слова и реплики, не позволять ни себе, ни своим оппонентам отклоняться в сторону от обсуждаемой проблемы, фальсифицировать факты и т.д.

Руководитель ни в коем случае не должен навязывать участникам свое решение с самого начала обсуждения. Он не должен допускать начальственных криков и угроз, прямых выпадов выступающих против своих оппонентов, критики не позиции, а человека, занявшего эту позицию в споре. Критика ошибок и анализ недостатков очень важны в практике муниципального управления, но они не должны быть постоянно повторяющейся, почти единственной целью каждого собрания или совещания.

Для мероприятий массового характера, посвященных торжественным датам и событиям, рекомендуется заранее разрабатывать как специальный сценарий с церемонией, так и подобный регламент. В таких случаях часто приглашают лидеров общественных организаций. Однако наряду с эмоциональным накалом, патриотизмом в ходе проведения таких мероприятий целесообразно руководствоваться всеобщими законами управления — деловитостью, четкостью, лаконизмом.